NOLIKTAVA ALGAS / PERSONĀLS PĀRDOŠANA GRĀMATVEDĪBA RAŽOŠANA MĀKONIS PROJEKTU VADĪBA DARBU ORGANIZĀCIJA

Noliktavas vadības programmas (NVP) parasti tiek izmantotas, lai ērti pārvaldītu noliktavā esošās preces (gudrie vārti, pārnēsājamie svītrkodu skeneri utml.). Ar DIRECTO ir savienojami vairāki šādi risinājumi. Tie nodrošina automātisku dokumentu izveidi DIRECTO. Šie dokumenti atspoguļo preču kustību pa noliktavām (saņemšana, pārvietošana, piegāde). Savukārt NVP nodrošina ērtu darbību un precīzu novietojumu precēm noliktavā.

Preču pieņemšana noliktavā var notikt dažādi, tomēr biežāk lietotais ir Preču saņemšanas dokuments, ko piestāda piegādātājs. Preces var novietot neierobežotā skaitā noliktavu.

Tostarp ir pieejamas šādas funkcionalitātes:
> preču saņemšanu var veidot no jau aizpildītā pirkuma pasūtījuma
> precēm var būt sērijas numuri, partijas numuri, derīguma termiņi
> uzskaite (vai lietotāja norādīta konkrēta prece)
> iespēja piemērot papildus izmaksas (transports, muita u.c.), kas tiek izdalītas uz katru preci, pamatojoties uz to skaitu vai vērtību
> papildus izmaksas ir iespējams piemērot arī gadījumos, ja preces jau ir pieņemtas un pat ja tās ir arī pārdota
> pieņemot preces, var norādīt nevis savu preču kodu, bet piegādātāja kodējumu (svītrkodu vai citu) – tās tiks atpazītas

Efektīva pirkumu pārvaldība ir ļoti būtiska uzņēmējdarbības sastāvdaļa. Ir svarīgi, lai iepirkumu process ir pietiekami vienkāršs, lai ir skaidrs, kad un par kādām cenām tiks saņemts pasūtītais.
DIRECTO nodrošina visu pirkuma procesu. Tā būtiskākās nianses:
> pilns apgādes process – cenu pieprasījumi, pirkuma pasūtījumi, preču saņemšanas un ienākošie rēķini
> iespēja nosūtīt cenu pieprasījumu vairākiem dažādiem piegādātājiem vienlaicīgi
> iespēja veidot pirkuma pasūtījumu no cenu pieprasījuma.. vai pat no klienta pasūtījuma
> iepirkuma process var sākties no pārdošanas (piemēram, klienta pasūtījuma)
> sūtot cenu pieprasījumu vai pirkuma pasūtījumu, var izmantot piegādātājam saprotamus preču kodus (artikulam var būt vairāki paralēli kodi)
> cenu pieprasījumu un pirkuma pasūtījumu var tikt sūtīti epastā tieši no DIRECTO
> pieejami pārskati par sagaidāmajām precēm un to ierašanās laikiem
> iespēja veikt iepirkumus no atskaites – “pirkums ieteicams

Ja ir vairākas noliktavas, ir ērti pārvietot preci no vienas noliktavas uz citu, izmantojot noliktavu pārvietošanas dokumentu.

Preču pārvietošanas iespējas:

> preces pārvietošana uz projektu noliktavām vai starp projektu noliktavām
> pēc preču saņemšanas no citas noliktavas, saņēmējs apstiprina preču piegādi (ja dati nesakrīt – noraida)
> pārvietojot preci no vienas noliktavas uz citu, jānorāda, ka preces cena mainās, piemēram, dēļ papildus izmaksām

Inventarizācijas dokumenti nodrošina pareizu noliktavas preču atlikumu. Inventarizācijas mērķis ir koriģēt noliktavas atlikumu atbilstoši reālajai situācijai.

Galvenās iespējas:
> vienā inventarizācijas procesā var tikt izmantoti vairāki uzskaites dokumenti vienlaicīgi. Tas nozīmē, ka šie dokumenti ir savstarpēji saistīti, kā arī to, ka inventarizāciju vienlaicīgi var veikt vairāki cilvēki
> inventarizējamo preču saraksts var būt jau ar zināmo (saskaņā ar DIRECTO datiem) skaitu vai bez tā
> ja precēm ir sērjas numuri, tie tiek pievienoti inventarizācijas sarakstam
> inventarizācijas atskaite piedāvā pārskatu par konstatētajām atšķirībām inventarizācijas rezultātā gan skaita, gan vērtības ziņā. Atskaite norāda arī uz precēm, kuras nav saskaitītas

EDI datu apmaiņa ( jeb elektroniskie dokumenti ) ir vairāk ierasti starp vairumtirgotājiem un tirdzniecības ķēdēm. EDI operatori ir Telema un Edisoft. Pēc pieslēgšanās EDI operatoram un veicot nepieciešamos uzstādījumus, dokumenti var tikt nekavējoties sūtīti vai saņemti.

EDI integrācija nodrošina dokumentu sūtīšanu un saņemšanu tieši no Directo. Ierasti tie ir pasūtījumi, rēķini un piegādes. Piemēram, Klienta pasūtījums caur EDI operatoru nonāk DIRECTO, noliktavā to sapako un nosūta, savukārt rēķins caur EDI operatoru tiek nosūtīts Klientam.

Tostarp, DIRECTO atbalsta EDI 4doc dokumentu apmaiņu: Klienta pasūtījums nonāk DIRECTO, piegādes brīdī tiek izsūtīts piegādes dokuments, kad Klients apstiprina, ka preces ir saņemtas, DIRECTO automātiski sagatavo Rēķinu par piegādātajām precēm. Tas viss notiek ar EDI operatora starpniecību.

DIRECTO noliktavas vadības atskaites parāda visaptverošu pārskatu par preču kustību, sākot no pasūtījumiem piegādātājiem, preču saņemšanām noliktavā līdz preču piegādēm klientiem.

Noliktavas atskaitēm ir daudz filtrēšanas, grupēšanas, summēšanas un dalījumu periodos iespējas.

Biežāk lietojamās atskaites:
> preču aprites ātrums
> preču vēsture
> preču nākotne
> preču kustība
> intrastat
> saņemšanas, piegādes, norakstīšanas
> preču iegādes ieteikums
> iepirkuma piedāvājumi, iepirkuma pastūtījumi
> piegādātāja statistikas atkaites

DARBA LAIKA UZSKAITE tiek lietota gan darbiniekiem, kas strādā maiņu darbu ar vienādām vai dažādām stundu likmēm, gan tiem, kas uzskaita paveiktos darbus savu klientu vajadzībām. Uzskaitāmos darbus var marķēt ar klientiem, darbu veidiem, projektiem, izmaksu centriem u.c. Vēlāk par paveikto piestāda rēķinu darba saņēmējam. Tātad uzskaite vienlaikus var būt gan algas aprēķinam, gan rēķinu izrakstīšanai.

Galvenās iezīmes:

> Darba laika uzskaites tabele gan stundu likmes darbiniekiem, gan mēneša algas darbiniekiem
> stundas var vadīt gan pats darbinieks, gan vadītājs
> darba stundas var importēt no Excel
> virsstundu, naktsstundu, svētku stundu utt. uzskaite
> summētā darba laika uzskaite
> nostrādātās stundas var marķēt ar konkrētu darbu, klientu, projektu u.c.
> nostrādātās stundas var izmantot gan algas aprēķinam, gan rēķinu izrakstīšanai

Papildus atvaļinājuma naudas/dienu aprēķinam, DIRECTO piedāvā arī citu kavējumu uzskaiti.

Piemēram:

> prombūtnes/atvaļinājumu atkarībā no to tipa: atvaļinājums, papildus atvaļinājums, studiju atvaļinājums, bezalgas atvaļinājums u.c.
> cita veida prombūtnes: A, B slimības lapas
> uzņēmuma vajadzībām pielāgotas prombūtnes
> atskaites par uzkrāto/izmantoto atvaļinājumu
> atvaļinājuma rezerve kopā un katram atsevišķi dienās/naudas izteiksmē
> darba laika uzskaites tabele ar prombūtnēm
> atvaļinājuma naudas un slimības lapu automātisks aprēķins algu aprēķina dokumentā

Darbinieki ir uzņēmuma galvenā vērtība, tāpēc ir būtiski personāla kartiņas aizpildīt pēc iespējas pilnīgāk. No otras puses, liela daļa datu par darbinieku ir konfidenciāla citiem darbiniekiem. DIRECTO personāla kartiņās par katru darbinieku var atzīmēt dažādus datu tipus, kas atsevišķi nodalāmi ar piekļuves tiesībām.
Visus šos datus var apskatīt PERSONĀLA ATSKAITĒ, kur dati nodalāmi pēc to tipiem. Piemēram, algu apmēri, dzimšanas dienas, vadītāja apliecību kategorijas u.c.

Ir ierasts glabāt šādu informāciju:
> personīgie dati, kontaktinformācija, foto
> līguma dati – departaments, sākums, beigas, pārbaudes laiks u.c.
> izglītība un ārpus darba aktivitātes
> darbinieku dokumentu info – pase, vadītāja apliecība, kursi, licences u.c.
> pamatlīdzekļi, kas nodoti darbinieka lietošanā
> saistītās personas – gan apgādājamie, gan citi
> kartiņas pielikumos var glabāt dažādu dokumentu kopijas

Algu un personāla atskaites nodrošina pārskatu par darbinieku datiem, dažādiem aprēķiniem, nodokļiem un kavējumiem.

Ir sekojošas algu/personāla atskaites:
> personāla saraksts atspoguļo filtrējamus datus par darbiniekiem no dažādiem skatpunktiem
> detalizēta atskaite par darbaspēka nodokļiem, aprēķiniem, maksājumiem dalīta pa atalgojuma veidiem
> vidējās izpeļņas aprēķins
> darba tabele
> kavējumu atskaite

Laiks, kas pavadīts veicot noteiktu uzdevumu, visbiežāk tiek uzskaitīts grāmatvedības namos, advokātu birojos un citos konsultāciju orientētos biznesos. Laiku uzskaita arī uzņēmumos, kas sniedz tehniskās apkopes darbus (auto servisi, pēcpārdošanas apkopes u.tml.)
Pamatojoties uz stundu skaitu, kas ievadītas DIRECTO, var nekavējoties izrakstīt pakalpojuma rēķinu. Var veidot pieņemšanas nodošanas aktu, bet rēķinu piestādīt vēlāk.

Galvenie punkti pie darbu uzskaites:

> darbam izvēlas konkrētu veidu, klientu, izmaksu centru utt.
> plānotie darbi var tikt apskatīti kalendārā
> ilgstošiem darbiem var izmantot Start/Stop pogu, lai uzskaitītu nostrādāto laiku
> stundas var tikt uzskaitītas gan tam paredzētā tabulā, gan notikumā (darba uzdevumā), gan kalendārā
> var norādīt gan faktiski nostrādātās stundas, gan rēķinā piestādāmās stundas un salīdzināt
> rēķinus klientiem par nostrādātajām stundām var veidot masveidā.. un masveidā arī sūtīt pa epastu
> nostrādātās stundas tiek izmantotas ne tikai rēķinu piestādīšanai, bet arī kā pamats darba algas aprēķinam. Piemēram, Audita pakalpojums klientam maksā ‘’X’’ EUR stundā, savukārt alga par audita pakalpojumu ir ‘’Y‘’ EUR stundā partnerim, bet ‘’Z’’ EUR stundā – asistentam

KLIENTU PASŪTĪJUMI ir domāti, lai uzskaitītu klientu vēlmes iegādājoties preces/pakalpojumus. Tālāk, no Klientu pasūtījumiem var veidot avansa rēķinus, piegādes, gala rēķinus. Tos izmanto arī noliktavas vadība – ir zināmas preces, kas nav noliktavā un ir pasūtāmas no piegādātājiem.

Iespējas:

> sūtīt pasūtījuma apstiprinājumu klientam
> veidot pasūtījumus gan no piedāvājuma, gan radīt jaunus
> klienta pasūtījumi ir tie dokumenti, kas tiek saņemti no interneta veikala, kad klients veic pasūtījumu
> atskaiti par nepiegādātajām precēm
> atskaiti par nepieciešamajām precēm, kas jāpasūta no piegādātāja

NOTIKUMI ir radīti, lai atspoguļotu dažādas aktivitātes. Parasti Notikumus veido plānotajiem darbiem, sapulcēm, atgādinājumiem. Ar tiem mēdz reģistrēt izsaukumus, atbalsta e-pastu/zvanu izpildi u.c.

Dažas Notikumu iezīmes:

> Notikumiem piemēro dažādus tipus (tikšanās, izsaukums, epasts utt.)
>katrs Notikums ir kādā konkrētā statusā (jauns, kavēts, paveikts utt.)
> Notikumu atskaite var tos atspoguļot gan sarakstā, gan kalendāra izskatā
> pie noteiktu nosacījumu iestāšanās, Notikuma statuss var automātiski mainīties (veikta piegāde, kavēts darbs utt.)
> pie noteiktu nosacījumu iestāšanās, Notikums var tikt nosūtīts vēlamajai personai kā epasts vai SMS (atgādinājums par termiņa tuvošanos vai tml.)
> Notikumā var uzskaitīt laiku un materiālus, kas bija nepieciešami veicamajam darbam

Lai arī operācijas ar kases aparātiem, sistēmām, hibrīdiem ir radījusi zināmus izaicinājumus mazumtirdzniecībā, sakarā ar pēdējā laika izmaiņām normatīvos, DIRECTO nodrošina integrāciju ar lielākajiem kases aparātu tirgus spēlētājiem.

DIRECTO nodrošina šādas funkcionalitātes
> pilnvērtīgai darbībai nepieciešamo datu apmaiņa ar kases aparātu
> naudas inkasācijas uz Kasi
> naudas inkasāciju uz Banku
> nauda uz naudas lādi
> jaunākās produktu cenas, atlaides, kampaņas (pērc divus, trešais ar atlaidi utt.)
> dāvanu karšu uzskaite
> vairāku vienlaicīgu maksājuma veidu izmantošana (nauda, karte, dāvanu karte utt.)

DIRECTO piedāvā plašas cenu veidošanas un vadības iespējas. Ir iespēja noteikt īpašas cenas saskaņā ar līgumu vai akcijas laiku.. vai īpašiem piedāvājumiem. Tas ļoti atvieglo piedāvājumu izveidi, kā arī nodrošina, ka cenas pārdošanas dokumentos ir pareizas.

Galvenās iespējas:
> cenas atkarībā no tirdzniecības vietas
> cenas atkarībā no klienta veida – piemēram, vairumpircēja cena vai attiecīgā veikalu tīkla cena u.c.
> cenas var noteikt arī attiecībā uz vienu preci vai preču grupu
> cenas atkarība no pirkuma daudzuma
> cenas var tikt noteiktas kā konkrēta cena vai uzcenojums no iepirkuma, vai atlaide no standarta cenas
> cenas var būt saistošas konkrētam projektam
> cenām var būt kampaņas (pērc 2, trešajam – atlaide u.c.)
> cenām var būt laika ierobežojums
> cenas var mainīt masveidā

Integrējot Interneta veikalu ar grāmatvedības uzskaiti, atkrīt vajadzība atkārtoti ievadīt tos pašus datus abās programmās, kā arī izslēdz cilvēciskā faktora kļūdas.

DIRECTO saskarnei ir ļoti plašas iespējas un mēs esam veikuši simtiem integrācijas ar interneta veikaliem un dažādām pasūtījumu radīšanas vidēm. DIRECTO saskarnes pluss ir klientam vienmēr pielāgojams API, kā rezultātā esam spējuši integrēt sistēmu, kas vislabāk atbilst Klienta specifiskajai biznesa loģikai un lietu kārtībai. Ar DIRECTO saskarni dati var plūst gan no DIRECTO uz interneta veikalu, gan otrādi.

> interneta veikalā ir jāatspoguļo preču pieejamība un precīzas cenas
> preces nodala saskaņā ar noteiktiem parametriem un strukturē kopīgā preču kokā
> jau zināmajiem pircējiem ir iespēja saņemt papildus labumus (atlaides u.c.) un atjaunot savus datus. Jaunpienācēju dati tiek pievienoti abās sistēmās
> pirkums interneta veikalā kļūst par pasūtījumu DIRECTO. Tālāk jau noliktavas darbinieki pasūtījumu sakomplektē un veic piegādi

Saskarne tiek veidota ar XML integrācijas palīdzību. Šim pakalpojumam ir vienreizēja ieviešanas maksa.

e-RĒĶINU sūtīšana ir vienkārša – piespiežot vienu pogu. Vienīgais nosacījums ir būt saslēgtam ar kādu no e-rēķinu operatoriem – Omniva, Fitek vai Telema

CRM jeb klientu attiecību vadība, sevī iekļauj dažādas aktivitātes un dažādas funkcijas – atkarībā no biznesa vai struktūrvienības specifikas. Pārsvarā gadījumu CRM tiek uzskatīts kā rīks, lai saprastu klienta vajadzības un palīdzētu pārdošanas procesam.

CRM Directo:
> neierobežota klientu datubāze ar iespēju veidot specifiskas klientu pazīmes
> kontaktpersonu datubāze
> klientu klasifikācija ar tiem raksturīgām pazīmēm
> tikšanās kalendārs un notikumu saraksti
> atskaites par klientiem: sākot no pirmā kontakta līdz pat maksājumu ieradumu analīzei
> detalizēts pārskats par Klientu piedāvājumiem rēķiniem
> pārdošanas budžets pārdevējiem, klientiem, produktiem
> iespēja salīdzināt budžetus ar faktiskajiem rezultātiem
> ienesīgums no klienta
> atgādinājumi
> padziļināta pārdošanas atskaite par klientiem, precēm, pārdevējiem u.c.
> pārdošanas atskaites piedāvā klikšķinot iedziļināties līdz datu avotiem, pluss, apskatīt datus grafiski

Rēķini klientiem no DIRECTO var tikt sūtīti epastā pdf fromā vai xml fromā (e-invoice formāts)

Atkarībā no uzņēmējdarbības specifikas, rēķinus DIRECTO var sagatavot dažādos veidos.

Galvenie no veidiem:
> rēķini, kas veidoti pamatojoties uz piegādātajām precēm
> regulāros rēķinus var radīt masveidā
> rēķini par uzskaitītajiem/paveiktajiem darbiem periodā
> apvienotie rēķini, piemēram, no vairākām piegādēm
> avansa rēķini
> skaidras naudas/karšu rēķini jeb čeki kases aparātiem

DIRECTO rēķinu izrakstīšanas iespējas ir ļogi plašas, rēķinu formas tiek piemērotas klienta vajadzībām

 

Pārdošanas apjomu visaptveroši un daudzpusīgi pārskati ir ļoti nepieciešami katram uzņēmumam. DIRECTO piedāvā plašu pārdošanas atskaišu spektru. Katru pārdošanas atskaiti ir iespējams apskatīt no dažādiem skatpunktiem (daudzumi, apgrozījums, peļņa u.c.), kā arī iespējams sadalīt šos datus pa periodiem un attēlot grafiski.

Pārdošanas atskaites īsumā:
> pārdošanas statistika pa klientiem, artikuliem, artikulu grupām
> statistikas dati par pārdošanas vietām
> pārdevēju rezultāti
> piedāvājumi, klientu pasūtījumi, rēķini
> piedāvājumu, klientu pasūtījumu un rēķinu statuss
> klientiem neizrakstītie rēķini
> rēķinu apmaksas kontrole

Lai detalizēti varētu novērtēt uzņēmuma finanšu rādītājus struktūrvienībām, darījumi būtu jāmarķē ar IZMAKSU CENTRIEM jeb OBJEKTIEM. Dažādās uzskaites programmās izmaksu centrus sauc dažādi, DIRECTO tos sauc par OBJEKTIEM. Objekti var būt departamenti, darbienieki, darbinieku grupas, automašīnas, līgumi, reģioni utt. Objektu struktūru var veidot “plakanu” – vienā līmenī, bet, ja nepieciešams, to var veidot pakārtotu – ar hierarhiju. Hierarhijas gadījumā finanšu rezultātus var apskatīt gan, piemēram, darbinieku līmenī, gan departamentu līmenī.

Objektu būtiskas iezīmes:

> dažādu līmeņu atskaites var veidot pateicoties objektu hierarhijai. Līmeņu skaits ir neierobežots.
> vienlaikus var norādīt dažādu līmeņu objektus
> automātiska objektu piemērošana no lietotāja, klienta, artikula vai citām kartiņām
> iespēja noteikt obligātu objekta līmeņu piemērošanu konkrētiem darījumu veidiem vai finanšu kontiem
> ja objektam ir konkrēta hierarhija, tad jānorāda ir precīzākais objekts, pārējie tiks ievietoti automātiski
> iespēja saņemt atskaites par konkrētu objektu vai to līmeni
> salīdzināt objektu rezultātus ar budžetā plānotajiem
> konkrētu objektu darījumi var būt piekļuves ierobežojuma subjekts
> papildus objektu marķējumam, darījumiem var piemērot arī projekta marķējumu

Finanšu uzskaite DIRECTO ir integrēta ar visiem nepieciešamajiem moduļiem un lielā mērā notiek automātiski. DIRECTO ir izstrādāts tā, lai vienu un to pašu dokumentu nevajadzētu apstrādāt vairākas reizes, tātad, grāmatvedim vairs nav jāapstrādā pārdevēja izrakstītais rēķins. Grāmatveža uzdevums ir uzraudzīt procesu un veikt savu pievienoto vērtību, nevis atkārtoti ievadīt dokumentus.

Directo licences pamata pakā, papildus finanšu grāmatojumiem un finanšu atskaitēm, ir iekļauti šādi moduļi:

> Pamatlīdzekļu un mazvērtīgā inventāra uzskaite
> Avansa norēķini
> Kase
> Budžeti
> Bankas imports
> Standarta vai sev pielāgots kontu plāns
> Automātiski ECB valūtas kursi
> Virsgrāmata, Apgrozījuma pārskats un citas atskaites dažādās valodās
> Iespēja atskaites dalīt pa periodiem (dienas, nedēļas, mēneši utt.), lai salīdzinātu tendences
> Detalizētas atskaites izmaksu centru un projektu griezumā
> Finanšu receptūras (paši nosaka kā sadalīt izdevumus pa izmaksu centriem, kontiem u.c.)
> Automātiski nākamo/pagājušo periodu izdevumi/ieņēmumi
> Atskaišu faili priekš EDS
> Dokumentu atgrāmatotājs

Pamatlīdzekļu uzskaite DIRECTO, līdzīgi kā citi moduļi, ir jau iekļauti pamata pakā.

> materiālo un nemateriālo pamatlīdzekļu uzskaite
> mazvērtīgā inventāra uzskaite
> pamatlīdzekļu vērtības palielināšana/samazināšana
> vairākas pamatlīdzekļu kategorijas un nolietojuma metodes
> nolietojums atkarībā no noslodzes
> pārskats par pamatlīdzekļiem – departamentu, lietotāju, finanšu kontu, izmaksu centru u.c. griezumos
> ērta pamatlīdzekļu norakstīšana un pārdošana
> iespēja uzskaitīt Klientu pamatlīdzekļus (info par apkalpojamām iekārtām)

Vairumā gadījumu bankas ievadīšana uzskaites sistēmā ir laikietilpīgs grāmatvežu darbs. DIRECTO piedāvā datus importēt izmantojot ISO formātu. Darījumu veidiem var piešķirt nosacījumu, kas savukārt piemēros pareizu finanšu kontu grāmatojumam. Tā kā ierasta prakse ir radīt izejošos maksājumus jau pašā DIRECTO, tad bankas importa galvenais uzdevums ir importēt klientu maksājumus, bankas komisijas, karšu maksājumus.

Algu apēķinam DIRECTO vidē ērtība ir tāda, ka aprēķis ir saistīts ar citiem DIRECTO moduļiem. Piemēram, darbinieka alga var tikt rēķināta pamatojoties uz vairāku struktūrvienību datiem, kas nodrošina izdevumu sadalījumu pa pareiziem izmaksu centriem vai projektiem.

Galvenās algu aprēķina iezīmes:

> mēneša alga, stundu likmes, gabala darbs
> algu aprēķins var būt pamatots uz dažādiem mainīgajiem. Piemēram, alga var tikt rēķināta atkarībā no pārdevēja ienestā apgrozījuma vai peļņas, vai darījumu skaita u.c.
> algu aprēķins pa struktūrvienībām vai departamentiem
> algu aprēķins atkarībā no stundu likmēm
> aprēķina grāmatojums tiek dalīts pa izmaksu centriem un projektiem
> slimības naudu un atvaļinājumu naudu aprēķins
> algas aprēķina kartiņas pa epastu
> algas imports bankā
> atskaites uz EDS elektroniskā formā
> dažādas algu atskaites

DIRECTO lietotājiem, grāmatvedība bez papīra dokumentiem ir ikdiena. Dokumenti tiek glabāti digitāli. Tas paātrina dokumentu apriti, dokumentu apstrādi un tas ir videi draudzīgi.

> epastā ienākušie rēķini tiek sūtīti uz DIRECTO tālākai apstrādei
> visus papīra formas dokumentus skenē un sūta uz DIRECTO tālākai apstrādei
>dokumentu saskaņošana jeb vīzēšana, ir daudz ērtāka un ātrāka, jo tā ir redzama uz ekrāna un nav fiziski jāpārvieto
> čekus avansa norēķiniem fotografē ar telefonu un sūta apstrādei uz DIRECTO
> saistošie līgumi ir atrodami klientu vai piegādātāju kartiņās
> attaisnojuma dokuments no grāmatojuma ir viena “klikšķa” attālumā

Šis process ir domāts, lai paātrinātu dokumentu apriti uzņēmumā. Būtībā, tā ir dokumentu vīzēšana, kurā dokumenti tiek elektroniski parakstīti programmā.

> biežāk izmantojamie dokumenti: PIRKUMA RĒĶINI, AVANSA NORĒĶINI, PIRKUMA PASŪTĪJUMI, ALGU APRĒĶINI
> saskaņošana var būt secīga vai paralēla
> secīgas saskaņošanas gadījumā dokumentu vispirms paraksta pirmā persona, tikai pēc tam pienāk kārta otrās personas parakstam
> paralēlās saskaņošanas gadījumā procesa dalībnieki var vienlaikus parakstīt dokumentu
> dokumenta saskaņošana var notikt vai nu atverot pašu dokumentu, vai izmantojot tam paredzētu atskaiti, kurā apvienoti visi Tev parakstāmie dokumenti.
> saņemsi e-pasta paziņojumu, ja ir jāsaskaņo dokuments
> attiecīgā persona saņems ziņojumu, ja saskaņošana tiek atteikta
> iespēja noteikt aizvietotāju, ja saskaņotājs ir atvaļinājumā
> saskaņot var arī tikai kādu pozīciju no dokumenta, nevis visu dokumentu uzreiz
> saskaņotāju automātiska noteikšana atkarībā no dažādiem nosacījumiem (summas, projekta, izmaksu centra)
> nosacījumu noteikšana, saskaņā ar kuriem iepriekš piešķirtie paraksti tiks atcelti
> summas ierobežojumi saskaņotājiem
> dokumentu var apstiprināt un nosūtīt maksāšanai, ja ir veikti nepieciešamie paraksti

DIRECTO konsolidācijas risinājums ļauj DIRECTO programmatūras grupai ātri sagatavot konsolidētus pārskatus un izvairīties no kļūdām Excelī.

Konsolidācijas risinājuma galvenās iezīmes:

> iespēja sagatavot konsolidēto bilanci un PZ aprēķinu reālā laikā – meitas uzņēmumu veiktās izmaiņas nekavējoties tiek atspoguļotas grupas pārskatos
> meitas uzņēmumam var būt atšķirīgas uzskaites valūtas
> grupas pārskatus var sagatavot arī tad, ja meitas uzņēmumi izmanto atšķirīgu kontu plānu. Piemēram, meitas uzņēmums ārvalstīs
spēs konsolidēt meitas uzņēmuma datus, kas neizmanto DIRECTO. Papildu datus var ievadīt manuāli vai importēt no Excel
> sarežģītāku struktūru un daudzlīmeņu grupu konsolidēto pārskatu apkopošana
> grupas budžeta uzraudzība, kā kopsavilkums par visas grupas vai meitas uzņēmumu budžetiem
> kopējie grupas parādi/prasības
> grupas pamatlīdzekļu uzskaite, pamatlīdzekļu pārdošanas un pirkšanas gadījumā grupas iekšienē
> grupas naudas plūsmas pārskata iespēja

Lai gan laika gaitā skaidras naudas īpatsvars samazinās, daudziem uzņēmumiem to specifikas dēļ joprojām ir svarīgi skaidras naudas darījumi un to apstrāde.

DIRECTO skaidras naudas funkcionalitāte sastāv no:
> kases ieņēmumu ordera
> kases izdevumu ordera
> skaidras naudas kustības – no kases uz banku, inkasācija

DIRECTO budžeti nordošina:
> bilances un P/Z aprēķina salīdzināšanu pret budžetu dažādos laika periodos
> budžeta datu importu no MS Excel
> vairākus budžetus vienam periodam. Piemēram, apstiprinātais un koriģētais budžets.
> faktisko datu salīdzināšana ar dažādiem budžetiem
> sekot līdzi un salīdzināt projektu budžetu dažādos laika posmos vienlaicīgi
> struktūrvienību vadītāji vai projektu vadītāji var paši uzraudzīt savu atbildību budžetu izpildē
> izveidot nākamo gadu budžetus pamatojoties uz iepriekšējo gadu datiem

Avansa norēķini ir iekļauti DIRECTO pamata pakā. Darbinieki avansa norēķinus var veidot paši vai sūtīt čeku bildes uz DIRECTO programmatūru to tālākai apstrādei.

Avansa norēķinu iespējas:
> saimniecisko un nesaimniecisko izdevumu uzskaite
> sūtīt čekus uz DIRECTO ar epasta palīdzību
> izdevumu vīzēšana
> iespēja čekus vadīt dažādās valūtās
> izdevumu veidu izmantošana, vienkāršākai avansa norēķina izveidošanai ikdienā
> atvērto avansa norēķinu pozīciju apmaksa bankā/eksports uz banku

Iespējas, ko nodrošina DIRECTO finanšu atskaites, ir plašas un pielāgojamas. Labi pārdomātā finanšu uzskaites sistēma padara iespējamu datu izmantošanu dažādu amatu speciālistiem.

Galvenās finanšu atskaišu iespējas:
> neierobežots skaits pašu definēti finanšu pārskati dažādās valodās – bilance, peļņas vai zaudējumu pārskats, finanšu statistika
> dalīt pārskatus pa periodiem, novērot tendences
> salīdzināt ar budžetiem un dažādiem periodiem
> padziļināta analīze pa projektiem/izmaksu centriem salīdzinājumā ar dažādiem periodiem un budžetiem
> iespēja personālam piešķirt tiesības redzēt atskaites tikai par konkrētām struktūrvienībām, projektiem u.c.
> pamatojoties uz indikatoriem vai marķieriem, veidot atskaites finanšu analīzei
> iedziļināšanās funkcionalitātē – no atskaitēm var nonākt uz atskaites avota darījumiem
> visas atskaites var atvērt kā Excel dokumentus

Ražošanas pasūtījums ir dokuments, no kā sākas ražošanas process. To parasti veido pamatojoties uz precēm, kas minētas Klienta pasūtījumā vai veicot plānveida ražošanu.
Ražošanas pasūtījums satur receptūras, kurās ir uzskaitīti izejmateriāli un darbaspēks.

Daļa ražošanas var tikt uzskaitīta ar vienkāršu START / STOP funkcionalitāti. Darbinieks sākot darbu nospiež START (sākas laika uzskaite), kad darbs ir pabeigts – nospiež STOP un norāda saražoto apjomu. Rezultātā tiek fiksēts gan nostrādātais laiks, gan saražotā produkcija. Turklāt, ir skaidri rezama darbinieka efektivitāte un plānotā darba izpilde.

Papildus tiešajām ražošanas izmaksām (materiālu, darbaspēka izmaksām), ražojuma pašizmaksu var papildināt arī ar citām pieskaitāmajām izmaksām, kas nav zināmas ražošanas brīdī. Šo procesu veic vēlāk, kad ir zināmas visas izmaksas.

Ražošana ir balstīta uz iepriekš sagatavotām receptūrām. Tomēr ražošana ir vairāk nekā tikai produktu receptes.

DIRECTO ražošana ietver šādas iespējas:

> montāžas vadība (receptūra, BOM, maršrutēšana)
> ražošanā var būt parametri, kas jānorāda ražošanas procesā
> izvēle starp vairākiem izejmateriāliem, kas nonāk konkrētā ražošanā
> daudzlīmeņu ražošana, kā arī ražošana var saturēt apakškomplektācijas – pusfabrikātus

Ražošanas atskaites nodrošina pārskatu par saražotajām precēm un ražošanas procesiem.

DIRECTO ražošanas atskaites:
> Ražošanas rīkojumi – detalizēta atskaite par ražošanai nodotajiem rīkojumiem
> Statistika par saražoto – atskaite par saražotajām precēm no dažādiem skatpunktiem
> Ražošanas ieteikumi – atskaite norāda preces, kuras ir ieteicams saražot. No šīs atskaites var uzsākt ražošanas procesu

Papildus tam, DIRECTO piedāvā šādas atskaites:
> Reālā laika atskaite- noliktavas stāvoklis ražošanā. Pastāv iespēja piegādāt izejvielas, kas nepieciešamas pasūtīto gala produktu ražošanai
> Atskaites par ražošanas procesā radušos atgriezumu daudzumiem

Uzņēmējdarbības dati ir visdārgākais aktīvs, un uzskaites sitēmai ir jānodrošina, ka tā ir aizsargāta pret datu zudumu vai nevēlamu piekļuvi. Izmantojot DIRECTO kā mākoņa pakalpojumu, dati tiek glabāti tikai datu centros, kas atbilst augstām drošības prasībām. Tas nodrošina, ka lietotāja datora nonākšana svešās rokās neizraisa datu noplūdi. Visa datu plūsma starp lietotāju un mākoņpakalpojumu tiek šifrēta, tāpēc DIRECTO var droši izmantot publiskajos tīklos.

DIRECTO licences maksa ietver augstas drošības rezerves kopiju veidošanu. Rezerves kopijas tiek uzturētas glabātavā, kas ir atvienots no lietojumprogrammu serveriem. Šāds risinājums nodrošina, ka, ja lietotājs ir nejauši izdzēsis vai nejauši izmainījis datus, tie ir atgūstami.

DIRECTO pakalpojums ir veidots, izmantojot vismodernākās tehnoloģijas. Risinājuma mugurkaulu veido MicroSoft SQL Server 64 bitu platforma, kas nodrošina augstu veiktspēju datu apstrādes laikā. No otras puses, lietotājs izmanto Internet Explorer vai citu pārlūkprogrammu iespējas. Rezultāts ir tīrs mākoņa risinājums, kas atbrīvo lietotāju no nepieciešamības instalēt papildu programmatūru savos datoros vai serveros. Saziņa starp lietotāja tīmekļa pārlūkprogrammu un DIRECTO serveriem tiek šifrēta, izmantojot Thawte SSL G2 sertifikātu. Tas nodrošina drošību, kas ir salīdzināma ar interneta bankās lietoto. Directo lietošanai ir piemērotas visas mūsdienu tīmekļa pārlūkprogrammas, t. sk., Internet Explorer (versija 11 vai jaunāka), Edge, Google Chrome (68. vai jaunāka versija).

DIRECTO ir pieejams visur.
Nav nozīmes – vai esi nomaļā vietā, vai neesi pie sava datora, DIRECTO ir pieejams jebkurā web pārlūkā. DIRECTO lietotāji vairs neapcer attālinātās pieslēgšanās iespējas, jo Tavs birojs var būt jebkurā pasaules malā. Tas ir ļoti atbilstoši mūsdienu dzīves ritmam – biznesa vadībai ir jābūt pieejamai, kad vien tas Tev ir nepieciešams.

DIRECTO ieviešana neprasa uzņēmumam papildu investīcijas IT infrastruktūrā un nerada jaunas administratīvās izmaksas. Visi mūsdienu galda datori, klēpjdatori un esošie interneta pieslēgumi ir piemēroti darbam ar DIRECTO. DIRECTO parūpēsies par visām izmaksām, kas nepieciešamas tā darbībai, piemēram, serveru uzturēšana, rezerves kopiju veidošana, darbības ātruma uzraudzība, atjauninājumu uzstādīšana utt.
DIRECTO licences nosacījumi ļauj ļoti viegli un caurskatāmi novērtēt izmaksas, kas saistītas ar DIRECTO ieviešanu un izmantošanu.

GDPR (VISPĀRĪGĀ DATU AIZSARDZĪBAS REGULA, Eiropas Parlamenta un Padomes Regula (ES) 2016/679) reglamentē fizisko personu datu apstrādi un aizsardzību. Visiem DIRECTO klientiem, kas plāno apstrādāt personas datus, ir jāņem vērā noteikti apstākļi, kādos DIRECTO tiek lietots un, ja nepieciešams, jāpiemēro savas darbības procesi saskaņā ar to lomu datu apstrādes procesā.

Lomas
1. datu Pārzinis ir uzņēmums, kas izmanto DIRECTO personas datus vākšanai un apstrādei. Dēļ DIRECTO arhitektūras, ir iespējams personu datus glabāt dažādās sistēmas daļās, attiecīgi Pārzinim pašam ir jāapzinās, kur šie dati ir pieejami.
2. datu Apstrādātājs. Šajā gadījumā, DIRECTO izvēlētais sistēmas tehniskais nodrošinātājs – Telia Eesti AS

Datu apstrāde
> Datu apstrāde var tikt veikta tikai ar dokumentētu datu īpašnieku piekrišanu, izņemot, ja apstrādes nosacījumu regulē cits, saistošs normatīvs dokuments. Dokumentam, kas apliecina piekrišanu par datu apstrādi, ir jābūt reproducējamam. Ja DIRECTO tiek izmantots datu apstrādei, iesakām arī saglabāt piekrišanas dokumentus DIRECTO. Piemērs: privātpersona vēlas pievienoties pastāvīgo klientu programmai un paraksta attiecīgu pieteikumu, kurā viņš piekrīt apstrādāt savus datus. Parakstītais dokuments tiek pievienots DIRECTO kā klienta kartes pielikums. Ja rodas jautājums, kādēļ tiek veikta konkrētās personas datu apstrāde, piekrišana ir pieejama nekavējoties.
> Datu īpašniekam ir tiesības uzdot jautājumu par to, kurš un kad ir apstrādājis tā datus. Visas darbības, kas tiek veiktas DIRECTO, tiks glabātas lietojuma reģistrā un tiek glabātas mūžīgi. Reģistrā var noskaidrot kas un no kādas IP adreses ir apskatījis vai mainījis datus.
> Datu īpašniekam ir tiesības pieprasīt, lai tā dati tiktu dzēsti un vairs netiktu apstrādāti. Šādā gadījumā dati ir jādzēš no apstrādātāja datu nesēja, ja vien to saglabāšanu neregulē cits tiesību akts. Piemēram, Privātpersona, kura gadiem ilgi pērk pakalpojumus no uzņēmuma, lūdz pārtraukt tā datu apstrādi. DIRECTO šī klienta karte tiek dzēsta un saistītajos dokumentos aizstāta ar “nezināma pircēja” kodu. Attiecīgi, DIRECTO vairs nav datu par konkrēto privātpersonu un neviena ar šo personu saistītajām darbībām nav personiski identificējama. BET – Grāmatvedības normatīvu prasību rezultātā grāmatvedības dokumentu oriģināli ir jāglabā reproducējamā formā, tas nozīmē, ka, piemēram, klienta vārdu no rēķina dzēst nedrīkst.
> Ir vērts novērtēt risku, ka persona, kas lieto DIRECTO, var kopēt datus ar DIRECTO nesaistītiem līdzekļiem. Piemēram, DIRECTO lietotājs aplūko klienta (privātpersonas) kartītes datus ekrānā. Lietotājs izmantojot Copy-Paste metodi pārkopē datus un saglabā tos Excel failā savā datorā. Šai darbībai nav nekādu ierakstu reģistrā, bet datu apstrāde jau ir paplašinājusies ārpus DIRECTO. Šādu risku nozīme palielinās, ja lietotājs atrodas ārpus ES robežam.

Datu glabāšana
> dati, kas veidojas lietojot DIRECTO tiek glabāti Telia Eesti AS datu centrā, Tallinā, Igaunijas Republikā
> saskaņā ar DIRECTO licences līgumu, datu rezerves kopija tiek veidota reizi 24 stundās un tiek glabāta 7 diennaktis. Tas nozīmē, ka, ja tiek izdzēsti personas dati, pēc septiņām dienām tos atgūt vairs nav iespējams.
> Telia Eesti AS informācijas drošības vadības sistēma ir Bureau Veritas sertificēta saskaņā ar ISO 27001 standartu. ISO 27001 standarts ir saskaņā ar GDPR prasībām.
> DIRECTO ir tikai un vienīgi mākoņpakalpojums, nekādi dati netiek glabāti lietotāja datu nesējos.

Datu noplūde
Gadījumā, ja datu apstrādātājam ir informācija par iespējamu personas datu noplūdi, lūdzu, informējiet DIRECTO datu aizsardzības inspektoru dpo@directo.ee, lai mēs varētu Jums palīdzēt noskaidrot lietas apstākļus un novērst radušos riskus.

Projektu budžeti DIRECTO var tikt lietoti, lai iegūtu pārskatu par projekta progresu un salīdzinājumu ar plānoto.
> projektu budžeti var būt finanšu izteiksmē
> projektu budžeti var būt aptverošāki par izlietotajiem materiāliem un darbu
> projektiem var būt gan sākotnējie, gan labotie budžeti
> projektu budžetus var salīdzināt ar faktiskajiem datiem – gan finanšu, gan citu resursu izteiksmē

Projektu vadības atskaites:

> projektu saraksts – pārskats par projektiem
> projekta kopsavilkums – pārskats par viena projekta ieņēmumiem un naudas plūsmu
> projektu statistika – detalizēta atskaite, kur iespējams no dažādiem skatpunktiem skatīt ieņēmumus/izdevumus/budžetu
> projekta periodizācija – iespēja dalīt/mainīt projekta ieņēmumus un izdevumus ilgstošā laika periodā
> peļņas vai zaudējumu atskaites dalījums projektos un salīdzināšana dažādos laika periodos

Katru projektu var uzraudzīt dalot to pa posmiem.
Projekta uzraudzības iespējas:
> noteikt plānotos projekta vai būvdarbu izpildes termiņus un tiem pakārtotos darbus
>apskatīt projekta ieviešanas darbu grafisku atainojumu laika griezumā

Visiem dokumentiem var pievienot pielikumus ar mērķi redzēt attaisnojuma dokumentu. Tie var būt gan epasti, gan ienākošo rēķinu PDF(i), piegādes dokumenti, līgumi, akti utt.

> pievienotie dokumenti ir saistīti ar konkrētu DIRECTO dokumentu, attiecīgi, tie ir viegli atrodami
> pielikumi parādās ekrānā blakus dokumentam vai zem tā, padarot dokumenta pārbaudīšanu vai ievadīšanu ērtāku
> pielikumi tiek glabāti un sistemātiski iekļauti rezerves kopijās
> pielikumus var nosūtīt uz DIRECTO, izmantojot e-pastu vai Outlook (u.c. MS programmu) spraudni
> tostarp, pielikumus var saglabāt Google diskā (nevis DIRECTO) un tos var atrast un redzēt DIRECTO
> veidojot ienākošos rēķinus no pielikumiem, tiek izmantota tekstu atpazīšana, kas automātiski aizpilda daļu datu

Kalendārs sniedz labu pārskatu par reģistrētajiem darbiem un palīdz plānot aktivitātes. Kalendāra iespējas visvairāk izmanto pakalpojumu sniegšanas vai tehniskās apkopes uzņēmumi.

Galvenās kalendāra iespējas:
> darbinieku plānoto darbu pārskats. Piemēram, par stundu, dienu vai nedēļu
> pārskats par telpu vai aprīkojuma plānoto izmantošanu un brīvo laiku
> informācija par saplānotajiem darbiem jau ir redzama kalendārā
> kalendāra notikumus var viegli pārvietot uz citu laiku vai novirzīt citai personai
> sinhronizējams ar Google kalendāru

Ir svarīgi izmantot labu darba rīku programmatūras veidā, lai organizētu tehniskās apkopes un apkalpošanas darbus. DIRECTO ir piemērots uzņēmumiem, kas iesaistīti iekārtu uzstādīšanā un uzturēšanā. DIRECTO šim nolūkam izmanto, piemēram, automobiļu apkopes un remonta uzņēmumi.

Galvenās ar tehnisko apkalpošanu saistītās iespējas ir šādas:
> iespēja reģistrēt klientu sūdzības par iekārtu, remonta vai tehniskās apkopes prasības
> laika,”boxa”un personāla rezervēšana kalendārā
> darba pasūtījumi izgatavotājiem
> pēc darba pabeigšanas darbinieks uzskaita laiku un materiālus, par ko jāizraksta rēķins vai, uz ko attiecas garantija
> darba, izmantoto materiālu un rezerves daļu vēsture konkrētajā mašīnā
> sūtīt atgādinājumus klientam, izmantojot īsziņas

DIRECTO ir izveidota funkcionalitāte iekšējai informācijas apmaiņai un diskusijām starp uzņēmuma darbiniekiem par konkrētiem dokumentiem – Forums. Tādejādi, ir iespējams saglabāt nozīmīgas diskusijas un vienošanās par kādu no dokumentiem. Pārsvarā Forumu izmanto apspriedē pie pārdošanas dokumentiem.

Foruma iespējas:
> uzrakstīt jautājumu vai komentāru par dokumentu
> atbildēt uz citu lietotāju jautājumiem vai komentāriem
> aplūkot iepriekšējās diskusijas par kādu no dokumentiem

Dokumentu vadība ir lielisks rīks uzņēmumiem, kam ir liels dokumentu apjoms. Dokumentiem var piekļūt no jebkuras vietas, kur vien ir interneta savienojums. Arī mazākiem uzņēmumiem ir ērti, ka katrs dokuments ir skanēts un strukturēti glabājas vienuviet – DIRECTO.

Galvenās dokumentu vadības iespējas:
> Dokumenti var tikt glabāti savstarpēji pakārtotās mapēs. Šo mapju hierarhijā var noteikt piekļuves tiesības, piemēram, konkrētai darbinieku grupai liegt piekļuvi konkrētai mapei.

> Pateicoties integrācijai ar MS Office, dokumentu nogādāšana DIRECTO ir ātra – dažu ”klikšķu” jautājumus. Dokumenti uz DIRECTO var tikt nosūtīti no Word, Excel, kā arī Windows Explorer. No MS Outlook uz DIRECTO var tikt sūtīts viss epasts vai tikai tā pielikumi.

> Papildus tam, ka dokumentus iespējams meklēt pēc to parametriem (radītājs, datums, tips, nosaukums u.c.), dokumentus var meklēt pēc to teksta satura, ja dokuments ir PDF formātā.

> Piekļuves tiesības gan darbiniekam, gan darbinieku grupai var tikt noteiktas dažādos līmeņos – tikai apskatīt dokumentu vai papildināt, vai dzēst. Ja nepieciešams, piekļuve var tikt noteikta par katru dokumentu atsevišķi. Turklāt, piekļuvei var noteikt laika ierobežojumu.

> Katram dokumentam var būt neierobežots skaits versiju, tātad, dokumentu vēsturiskās versijas paliek pieejamas. Primāra vienmēr ir pēdējā versija (kad veido dokumenta jaunu versiju, iepriekšējā tiek noslēgta un vairs nav maināma) tomēr vēsturiskās versijas joprojām ir pieejamas lasīšanai.

> Ar TWAIN atbalstošu skeneri ir iespējams nosūtīt dokumentu tieši uz Dokumentu vadības moduli. Ja to pieļauj skeneris, uz Dokumentu vadības moduli varat sūtīt arī lielus dokumentus izmantojot  ”feederi” (arī abpusējus dokumentus).

> Kad lietotājs izdzēš dokumentu, dokuments nonāk Miskastē, kur tas glabājas mēnesi, lai kļūdas gadījumā to var atjaunot. Jebkurā gadījumā, failiem un citiem datiem katru nakti tiek veidotas rezerves kopijas.

Sazinies ar mums!
Lūdzu, aizpildiet zemāk redzamo veidlapu. Mūsu tirdzniecības pārstāvis sagatavos demo datu bāzi un sazināsies ar Jums.